A gestão de documentos em si tem cada vez mais destaque dentro das empresas. Desde os anos 1980 as empresas iniciaram seus trabalhos no armazenamento de arquivos digitais, ainda que de forma “rudimentar”. A metodologia era voltada muito mais para a guarda desses arquivos.
A própria evolução da internet, a velocidade das negociações digitais e o apelo ambiental trouxe a evolução da gestão de documentos para o que comentamos bastante aqui neste portal, o ECM. Toda aquela metodologia voltada para o armazenamento de documentos físicos seria agora aplicada ao meio digital.
É importante listar aqui, de forma simples, 3 etapas no ciclo de vida de um documento, já pensando que fizemos toda a sua fase de digitalização e guarda digital de forma ordenada.
1ª fase – Consulta ao documento.
Vamos transportar as necessidades do meio físico para o digital: todos os arquivos, após sua digitalização, devem ser armazenados em local seguro, protegidos de ataques cibernéticos, por agentes da natureza e com controle rígido de acesso. As soluções eletrônicas em nuvem (cloud) são as mais seguras até o momento, pela sua robustez e experiência em proteção de dados. Bons sistemas de ECM já oferecem essa funcionalidade.
A consulta deve ser realizada por meio de uma interface de acesso seguro ao ambiente, incluindo parâmetros como localização, data, responsável pela digitalização, título, assunto e outros campos necessários para uma resposta rápida.
2ª fase – Alterações no conteúdo.
Se há uma necessidade de alteração do conteúdo de um documento, as versões deverão ser armazenadas de forma segura e, cada modificação gerará um novo arquivo com a informação inserida ou alterada disparando um processo automático de aprovação para quantos responsáveis forem necessários. Cada passo desse fluxo é monitorado em detalhes.
3ª fase – Descarte
O Brasil tem caminhado no intuito de melhorar as tratativas nas leis de descarte de documentos desde 2007.
O descarte de um documento em sua forma digital, deve considerar de fato se a importância estratégica e financeira se encerrou, bem como se o documento em sua classificação seja considerado permanente e sua importância histórica. O descarte, em formato digital, deve seguir os mesmos preceitos do documento físico, e deve seguir um fluxo de aprovação.
Concluindo…
Prefira soluções ECM que contenham um controle detalhado sobre cada etapa do processo. E que, preferencialmente, seja flexível de forma que se adapte bem as necessidades de cada departamento na Gestão Eletrônica de Documentos.
Nossa equipe está preparada para ouvir a sua necessidade e te dizer como podemos resolvê-la. Preencha o formulário e responderemos suas dúvidas.
