O gerenciamento digital de contratos facilita o dia a dia dos profissionais envolvidos com a gestão de contratos, permitindo o compartilhamento de documentos e a colaboração em tempo real. Além disso, o gerenciamento digital de contratos também auxilia na tomada de decisões, uma vez que todas as informações relevantes estão centralizadas em um só lugar, facilitando o acesso às condições e aos prazos dos contratos.
Neste conteúdo, vamos abordar os principais benefícios do gerenciamento digital de contratos e como isso pode facilitar o seu dia a dia.
A gestão digital de contratos, também conhecida como gerenciamento eletrônico de contratos (E-Contract Management), é o processo de criação, assinatura, armazenamento e gerenciamento de contratos usando tecnologias digitais. Isso inclui a automação do processo dos contratos, bem como o uso de um repositório digital central para armazenar e gerenciar todos os seus contratos.
A gestão digital de contratos oferece uma série de vantagens sobre o gerenciamento tradicional de contratos. Por exemplo, a automação do processo de criação e assinatura pode economizar tempo e reduzir os erros. Além disso, o armazenamento em um repositório digital central torna mais fácil encontrar e rastrear contratos, o que pode ser particularmente útil quando você precisa fazer alterações ou resolver problemas.
A gestão digital de contratos oferece uma série de vantagens em relação à gestão tradicional de contratos. Temos o acesso rápido aos documentos o que torna a tomada de decisão mais assertiva, além de nos permitir controle total dos prazos e fluxo de caixa dos contratos.
A gestão digital de contratos também torna mais fácil rastrear e gerenciar as alterações nos contratos, o que significa que você sempre estará ciente das últimas versões dos seus contratos. Isso também torna mais fácil compartilhar seus contratos com outras pessoas envolvidas no processo, como advogados ou outros profissionais.
Com a gestão digital de contratos você tem acesso a todas as informações relevantes sobre contratos, análise de dados e governança em um painel e os fluxos de trabalho automatizam as tarefas rotineiras, tornando a colaboração entre os departamentos mais fluida e eficaz.
Uma boa ferramenta de Gestão Digital de contratos deve contemplar:
- Tratamento individual de tipos de contratos
Venda, Aluguel, Serviço, Leasing, controle de prazos e versões
- Contratos próprios e externos
Gerenciamento de Modelos e possibilidade de digitalização de contratos recebidos
- Requisitos específicos dos departamentos
Recursos Humanos, Contratos de Trabalho, Leasing, Compra, etc.
- Transparência de Valores e controle de custos otimizados
Portfolio, Previsão, Vistas Dinâmicas, Relatórios de Fluxo de Caixa, Dashboards
- Acesso móvel a dados
Para processos de revisão e aprovação
- Assinatura Digital
Padrão ICP-Brasil
- Conexão com Fontes de Dados existentes
Sistemas de upstream e downstream
- Compliance
Estrutura legal e período de retenção em conformidade com as leis
Ferramenta de criação de contratos: permite que você crie seus próprios contratos, com base em modelos pré-existentes ou em suas próprias especificações. Você pode adicionar cláusulas, anexar documentos e fazer todas as alterações necessárias até que o contrato esteja do jeito que você precisa
Ferramenta de gerenciamento de contratos: permite que você crie, gerencie prazos e fluxo de caixa e organize seus contratos em um único lugar. Você pode compartilhar seus contratos com outras pessoas, fazer anotações e rastrear as alterações feitas.
Ferramenta de assinatura digital: permite que você assine seus contratos de forma digital, o que torna o processo mais rápido e prático. Você também pode enviar seus contratos para outras pessoas para assinatura.
Um bom sistema de Gestão Digital de Contratos também deve contemplar as boas práticas na Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos, que irão auxiliar na criação (minuta), negociação e aprovação, conclusão e assinatura, manutenção, término e arquivamento seguro.
A gestão digital de contratos oferece inúmeras vantagens para as organizações, tais como:
Aumento da produtividade: a gestão digital de contratos permite que as equipes gerenciem seus contratos de forma mais eficiente, economizando tempo e esforço. Com todas as informações armazenadas em um único lugar e facilmente acessíveis, as equipes podem se concentrar em outras tarefas importantes.
Redução de custos: a gestão digital de contratos elimina a necessidade de impressão, armazenamento e envio de documentos físicos, o que pode representar uma significativa redução de custos para as organizações. Além disso, com menos erros e omissões nos contratos, há menos chances de ter que enfrentar processos judiciais dispendiosos.
Maior transparência e controle: a gestão digital de contratos permite que as organizações rastreiem e analisem seus contratos com mais facilidade, o que leva a um maior controle sobre os mesmos. Isso por sua vez promove uma maior transparência na relação entre as partes envolvidas em um determinado contrato.
Melhoria da colaboração: a gestão digital de contratos torna mais fácil para as pessoas colaborarem em um mesmo documento, pois todas as alterações são registradas e podem ser facilmente visualizadas por todos os envolvidos no processo. Isso garante maior agilidade nas negociações e evita problemas decorrentes da falta de comunicação entre os diversos atores envolvidos no processo.
Como você pôde ver, a importância do gerenciamento digital de contratos é inegável. É através dele que é possível ter uma visão clara de todos os contratos da empresa e executar as ações necessárias para garantir que eles sigam as boas práticas de gestão. Por isso, é importante escolher uma ferramenta que seja adequada às suas necessidades e que contenha todos os recursos necessários para o seu negócio. Saiba mais sobre o ELO Contract, a ferramenta ideal para o gerenciamento digital de contratos na sua empresa!
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