Já debatemos alguns dos ganhos financeiros de um de Sistema de Digitalização e Gestão Eletrônica de Documentos (GED) neste artigo. Agora, vamos falar de outros benefícios que o GED traz para negócio:
Economize Tempo: Os negócios vivem de informações, por isso, se os dados que você tem à sua disposição não são organizados de forma sistemática, o seu tempo é desperdiçado. Quando você gerencia seus arquivos eletronicamente, é possível organizá-los por pastas, tags e tipos de documentos, dependendo do software que você usa. Uma boa solução teria também, recursos de pesquisa avançada para ajudar a localizar arquivos mais rapidamente.
Melhore a eficiência: Vários usuários podem acessar o Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos simultaneamente, resultando na melhoria da comunicação e o trabalho é realizado mais rapidamente. Se o Sistema de GED tiver, também, disponível o software de digitalização, você pode facilmente converter documentos em papel para arquivos digitais e até mesmo enviá-los aos seus clientes.
Possibilidade de Acesso Remoto: Alguns Sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos permitem que você acesse remotamente seus arquivos eletrônicos, assegurando que mesmo estando fora do escritório é possível continuar o trabalho, possibilitando a conclusão do mesmo mais rápido, resultando em maior produtividade e tempos de turn-around mais baixos.
Recuperação de Desastres: Os aplicativos de desktop geralmente permitem que você faça backup de seus documentos para um local secundário como, por exemplo, outro computador em sua rede ou até mesmo um local on-line, assim não haverá perda de dados em caso de qualquer desastre. É possível ainda, recuperar rapidamente todos os documentos de backup, mantendo a continuidade dos negócios.
Conformidade: Alguns tipos de organização são obrigadas por lei a gerenciar registros de tal forma que estes sejam transparentes e prontamente disponíveis para determinados órgãos e o público. Sistemas de gestão documental ajudam essas empresas a organizar e gerenciar suas informações para atender a esses padrões.
Ecologicamente Correto: O uso de um Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos elimina completamente ou reduz consideravelmente, o uso de papel na sua empresa. Este, por sua vez ajuda a salvar o meio ambiente com a redução da derrubada de árvores para a produção da celulose.
Estes são apenas alguns dos ganhos não-financeiros de investir em um Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).