Dentre todas as fases de amadurecimento pelas quais uma empresa passa, sua equipe precisa considerar os benefícios financeiros e não-financeiros antes de decidir se investe ou não em um sistema de GED (Gestão Eletrônica de Documentos).
Deixamos para falar sobre os benefícios não-financeiros do GED aqui neste artigo, confira.
Para calcular o Retorno sobre o Investimento (ROI) com base nos diversos componentes de custo e as economias monetárias / ganhos a serem feitos, é necessário responder a algumas perguntas:
- Quantas pessoas na minha empresa trabalham com gerenciamento de documentos e qual o custo delas por hora?
- Quantos documentos precisam ser recuperados e quantas cópias de documentos são feitas todos os dias?
- Quais são os custos de material de escritório (artigos de papelaria, etc.) todos os meses?
- Qual é o custo mensal incorrido sobre o armazenamento de documentos?
Há, naturalmente, muitos outros pontos que você pode precisar considerar para obter os números mais corretamente, dependendo do tamanho e complexidade do seu negócio.
Exemplo básico
Quando uma empresa tem 10 funcionários e cada funcionário custa R$ 20,00 por hora. Se cada funcionário gastar 1 hora em média por dia procurando documentos em papel, recuperando-os, fazendo cópias dele e arquivando esses documentos de novo, você acaba incorrendo em R$ 200,00 todos os dias simplesmente como custo de gerenciamento de documentos. Em um mês de 22 dias úteis, teremos um custo de 4,4 mil reais, ou R$ 52.800,00 por ano, que não é uma quantia insignificante mesmo para uma grande organização.
Agora digamos que você investiu em um Software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos que custa R$ 8.000,00 para um pacote de licença para 10 usuários. Você também investiu na compra de um scanner por R$ 2.000,00. Assumindo que os upgrades são livres para o primeiro ano, o seu investimento total será de 10 mil reais. Seus funcionários terão todos os seus documentos armazenados no banco de dados e acessíveis a partir do Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), assim serão necessários apenas alguns segundos para recuperar arquivos e, possivelmente alguns minutos para digitalizar qualquer documento, o que equivale a um dia de trabalho muito mais produtivo.
Numericamente falando:
- Seu gasto com 10 funcionários a um custo de R$ 20,00 por hora será de apenas R$ 5,00;
- Seu total de custos diário será apenas R$ 50,00;
- Isso significa que você iria gastar 1,1 mil reais por mês e
- Apenas R$ 13.200,00 por ano.
- Adicione a isso os 10 mil reais que investiu no sistema e no scanner, e seu custo total é de apenas R$ 23.200,00.
Quanto você economiza?
Está certo: 52.800 reais – R$ 23.400,00 = R$ 29.400,00 de economia só no primeiro ano!
De modo geral, quando maior a implementação de um GED através de uma organização, maior será o retorno sobre o investimento. Converse com nossa equipe para compreender de forma mais ampla como a Gestão de Documentos servirá a sua empresa.