Desde que surgiu em meados dos anos 1980 a gestão de documentos comprovou que poderia trazer ganhos significativos de performance e investimento em qualquer organização, qualquer que fosse o seu tamanho.
A gestão documental como foi chamada à época, significava uma forma de organização de arquivos em papel em grande volume, em um local protegido dos mais variados sinistros: roubos, incêndios, efeito do tempo etc.
Com as revoluções digitais, certificações e protocolos de segurança, o GED evoluiu para o ECM ou Enterprise Content Management – Gestão de Conteúdo Empresarial. Cada processo, contrato, informação pessoal de colaboradores etc., seria armazenada por um período legal pré-determinado e de forma que sua localização, quando necessária, fosse rápida e eficiente.
Com o aparecimento dos processos paperless dentro das organizações, a agilidade e eficiência no tratamento dos documentos aumentou ainda mais. Empresas tem a chance de utilizar ferramentas 100% digitais, onde a gestão de um documento – da sua criação até o seu armazenamento no término de vigência – é feito em ambientes protegidos por tecnologias como as dos últimos programas de firewall e leis de privacidade modernas, algumas liberadas agora em 2020 como a LGPD.
Ao implementar a solução ECM na sua empresa, para cada peça de informação de uma organização, há o mapeamento dos processos, a parametrização desses processos, fluxos de aprovação, responsabilidade e o armazenamento digital.
De acordo com estudo divulgado na Smart Business Chicago, o ECM permite a uma empresa ter um controle preciso de todo seu conteúdo e informação. Dessa forma, também, gestores de conhecimento conseguem tomar decisões de forma mais ágil e com informação mais precisa.
Mas e o tempo de implementação e treinamento?
Dependendo do tamanho de uma organização, o tempo de assimilação de um colaborador em treinamento é de apenas um ou dois dias. E todo o investimento é recuperado na agilidade que departamentos adquirem em todos processos que envolvem documentos.
Se há a necessidade de investir em organização e guarda documental, o ideal é implementar soluções que, além de digitalizar o conteúdo existente, avancem no processo para o gerenciamento de forma digital e segura, incluindo todas as etapas da informação que a empresa cria no dia a dia.
Nossa equipe está preparada para ouvir a sua necessidade e te dizer como podemos resolvê-la. Preencha o formulário e responderemos suas dúvidas.
