Todas as empresas têm o desafio de manter a organização dos seus documentos dentro das regras e conformidades aplicadas a cada setor. Para cumprir com essa meta existe um custo de mão de obra, tempo e espaço físico, o que impacta diretamente nas despesas operacionais da empresa e no desempenho das equipes, todos os dias.
A tecnologia por meio da digitalização dos processos GED/ECM veio revolucionar o mercado, transformando o documento físico em digital, salas de arquivo em pastas no servidor, horas de buscas por documentos em arquivos por buscas rápidas através de um clique. Todo esse processo torna a equipe mais produtiva e a empresa mais ágil e eficiente.
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED/ECM) provê uma gestão eficiente, com acesso rápido e controle seguro aos dados do seu negócio, durante todo o seu ciclo de vida. A tecnologia, hoje, permite, através dos softwares de GED/ECM a captura, armazenamento, gerenciamento e recuperação das informações de maneira rápida.
A Documentec Gestão Documental sugere quatro ações práticas para sua empresa chegar a esse nível de gestão:
- Organização da documentação: toda documentação física deve ser armazenada por categoria e data.
- Guarda e Gestão de arquivo: armazenamento dos documentos de maneira eficaz, com o acondicionamento da massa documental de forma segura e eficiente, mantendo o registro das informações, garantindo acessibilidade, controle e atendimento a legislação.
- Digitalização de documentos: processo composto por várias etapas. Compreende a transformação do arquivo físico em digital dentro de normas e diretrizes pré estabelecidas, priorizando o sigilo e a segurança das informações e atendendo as regras legais.
- Processos Digitais: os fluxos de trabalho digitais automatizam e unem processos em um único sistema, melhorando a colaboração interdepartamental e otimizando a produtividade da empresa.
A Documentec Gestão Documental através de sua equipe especializada, atende a todas as normas estabelecidas pela legislação, dispondo de uma gama e serviços na área de GED/ECM. além de infraestrutura necessária para atender as necessidades de sua empresa.